La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.
Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto, la condición corriente de un proyecto en relación con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminación del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total.
El P.E.R.T. no intenta usurpar las funciones de la dirección, sino ayudarla a realizar sus actividades con mayor éxito. Tampoco, como es natural, dirige por si solo, pero si que se puede afirmar, que depende de la habilidad con que la dirección usa de esta técnicas, el que descubra y resuelva los problemas que surgen con mayor eficacia.
Rara vez se conoce, en el momento de tomar una decisión, toda la complejidad y consecuencias que puede tener. Sin embargo la Técnica P.E.R.T. , traza un método eficaz para reducir los riesgos tomando aquellas decisiones que tengan mayor probabilidad de éxito.
Todos sabemos que existen diferentes niveles de dirección: director gerente, jefe de departamento, jefe de división, jefe de centro, etc. pero todos los niveles se realizan fundamentalmente tres actividades.
FIJAR LOS OBJETIVOS
Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto, la condición corriente de un proyecto en relación con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminación del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total.
El P.E.R.T. no intenta usurpar las funciones de la dirección, sino ayudarla a realizar sus actividades con mayor éxito. Tampoco, como es natural, dirige por si solo, pero si que se puede afirmar, que depende de la habilidad con que la dirección usa de esta técnicas, el que descubra y resuelva los problemas que surgen con mayor eficacia.
Rara vez se conoce, en el momento de tomar una decisión, toda la complejidad y consecuencias que puede tener. Sin embargo la Técnica P.E.R.T. , traza un método eficaz para reducir los riesgos tomando aquellas decisiones que tengan mayor probabilidad de éxito.
Todos sabemos que existen diferentes niveles de dirección: director gerente, jefe de departamento, jefe de división, jefe de centro, etc. pero todos los niveles se realizan fundamentalmente tres actividades.
FIJAR LOS OBJETIVOS
Buscar y organizar los medios necesarios para alcanzar los objetivos previamente fijados.
Controlar la concordancia existente entre el plan fijado y lo que se está realizando, con el fin de poder actuar sobre los recursos y hacer frente a las condiciones reales.
RED P.E.R.T. : Una red PERT es la representación gráfica y simbólica de las tareas a desarrollar para llevar a feliz termino un fin propuesto.
DIAGRAMAS DE FLECHAS
Fundamentalmente un Diagrama de Flechas es la plasmación, en un gráfico de los procesos o operativos que han de tener lugar durante la ejecución o realización de un proyecto. Estos diagramas pueden presentar la totalidad de un proyecto o parte del mismo.
En los proyectos de gran magnitud y/o de gran complejidad de los diagramas totales serán muy esquemáticos con el fin de evitar el que la pretensión de llegar a un grado de detalle muy profundo haga perder visión general provocando confusionismo.
Por el contrario, en los proyectos sencillos y simples, se puede llegar a tener la idea de detalle sin que el gráfico resultante sea embrollado.
En los proyectos de gran magnitud y/o de gran complejidad de los diagramas totales serán muy esquemáticos con el fin de evitar el que la pretensión de llegar a un grado de detalle muy profundo haga perder visión general provocando confusionismo.
Por el contrario, en los proyectos sencillos y simples, se puede llegar a tener la idea de detalle sin que el gráfico resultante sea embrollado.
ACTIVIDAD
Se conoce con el nombre de actividad a la operación o conjunto de operaciones que se representan en el diagrama mediante una flecha.
La flecha del dibujo representa ala actividad A, que puede corresponder a una operación tan simple como "pulsar el freno de un torno" o tan compleja como "levantar el horno alto número 1", dependiendo, como es lógico, la complejidad de la magnitud del proyecto y de la etapa de planificación que se está considerando.
En los gráficos o diagramas, cada actividad debe estar perfectamente identificada mediante una inicial o abreviación de la operación que corresponde y, además, en relación aparte, cada actividad debe estar descrita en forma tal que esté perfectamente comprensible.
Se conoce con el nombre de actividad a la operación o conjunto de operaciones que se representan en el diagrama mediante una flecha.
La flecha del dibujo representa ala actividad A, que puede corresponder a una operación tan simple como "pulsar el freno de un torno" o tan compleja como "levantar el horno alto número 1", dependiendo, como es lógico, la complejidad de la magnitud del proyecto y de la etapa de planificación que se está considerando.
En los gráficos o diagramas, cada actividad debe estar perfectamente identificada mediante una inicial o abreviación de la operación que corresponde y, además, en relación aparte, cada actividad debe estar descrita en forma tal que esté perfectamente comprensible.
SUCESOS
Se denominan sucesos o eventos, a los momentos en que tienen lugar los principios y finales de las actividades. Estos sucesos deben estar perfectamente definidos o identificados de forma tal que no se produzca ambigüedad en el momento de considerar su realización.
Así, el "bajar la palanca de freno" no es una buena identificación de un suceso, ya que no define con exactitud cuándo ocurre este suceso que da por terminada la realización de una actividad. Por le contrario, "bajar de freno hasta que haya llegado al tope inferior", define perfectamente el momento de realización del suceso.
En la primera representación gráfica de una actividad A (a) representa el suceso inicial y la cabeza de la flecha (b) representa el suceso final de la actividad A. Debemos tener presente que la longitud de la flecha A o (ab) no representa la duración de la actividad.
Se denominan sucesos o eventos, a los momentos en que tienen lugar los principios y finales de las actividades. Estos sucesos deben estar perfectamente definidos o identificados de forma tal que no se produzca ambigüedad en el momento de considerar su realización.
Así, el "bajar la palanca de freno" no es una buena identificación de un suceso, ya que no define con exactitud cuándo ocurre este suceso que da por terminada la realización de una actividad. Por le contrario, "bajar de freno hasta que haya llegado al tope inferior", define perfectamente el momento de realización del suceso.
En la primera representación gráfica de una actividad A (a) representa el suceso inicial y la cabeza de la flecha (b) representa el suceso final de la actividad A. Debemos tener presente que la longitud de la flecha A o (ab) no representa la duración de la actividad.
ACTIVIDADES FICTICIAS
En ocasiones, el sistema de numeración descrito no es suficientemente indicativo. Supongamos el caso en que 3 variables B, C, D, tienen como suceso inicial el suceso de A y como suceso final el suceso inicial de E.
Como se ve, se produce una ambigüedad al identificar como (2,3), simultáneamente a las actividades B, C, D.
En estos casos para eliminar estas ambigüedades se crean unas actividades irreales que no representan nada y que tan solo se utilizan para romper esta ambigüedad.
En ocasiones, el sistema de numeración descrito no es suficientemente indicativo. Supongamos el caso en que 3 variables B, C, D, tienen como suceso inicial el suceso de A y como suceso final el suceso inicial de E.
Como se ve, se produce una ambigüedad al identificar como (2,3), simultáneamente a las actividades B, C, D.
En estos casos para eliminar estas ambigüedades se crean unas actividades irreales que no representan nada y que tan solo se utilizan para romper esta ambigüedad.
PROYECTOS PLANIFICABLES POR RED
En general, podemos decir que los proyectos planificables mediante diagramas de flechas o Red son aquellos que presentan problemas de ordenación. Llamaremos problemas de ordenación a aquellos que satisfagan las 3 condiciones siguientes:
- El objetivo del problema debe ser el estudio y/o la realización y control de un proyecto. Por proyecto entendemos desde un gran conjunto como puede ser una factoría, un edificio, un esquema para descargar un camión o pintar una habitación, etc.
Puede ser también una producción permanente como lo es un ciclo de fabricación en serie, una intervención temporal, como son las correspondientes a entretenimientos preventivos.
Hay que hacer notar que la planificación por Red no resuelve el cómo debe realizarse tecnológicamente el desarrollo de un proyecto. Estos aspectos son ajenos al proceso de planificación y ésta debe apoyarse, precisamente, en aquellos.
Hay que hacer notar que la planificación por Red no resuelve el cómo debe realizarse tecnológicamente el desarrollo de un proyecto. Estos aspectos son ajenos al proceso de planificación y ésta debe apoyarse, precisamente, en aquellos.
- El proyecto debe ser susceptible de ser descompuesto en operaciones elementales o actividades. El decir operaciones elementales no representa el llegar a un grado de detalle que descomponga cada operación en sus elementos esenciales.
Como ya se ha indicado, en cada momento el grado de detalle y, en consecuencia, la magnitud de la actividad depende del proyecto en sí y de la etapa de planificación en que se está.
En general, la descomposición exige conocimientos de la técnica, cómo debe desarrollarse el proyecto e implica el hacer intervención en esta etapa a las personales que serán responsables de la ejecución del mismo.
Por ello se aconseja responsabilizar de la planificación a los realizadores del proyecto e integrarlos en esta etapa, dado que esto presupone, además del asesoramiento idóneo para la desmenuzación y definición de actividades, el identificar a los realizadores con el problema, aún antes de su inicio, y el predisponerlos a que durante su ejecución no vean la planificación como algo inadecuado, innecesario o incomprensible, calificativos que instintivamente se da a los programas.
En general, la descomposición exige conocimientos de la técnica, cómo debe desarrollarse el proyecto e implica el hacer intervención en esta etapa a las personales que serán responsables de la ejecución del mismo.
Por ello se aconseja responsabilizar de la planificación a los realizadores del proyecto e integrarlos en esta etapa, dado que esto presupone, además del asesoramiento idóneo para la desmenuzación y definición de actividades, el identificar a los realizadores con el problema, aún antes de su inicio, y el predisponerlos a que durante su ejecución no vean la planificación como algo inadecuado, innecesario o incomprensible, calificativos que instintivamente se da a los programas.
- La ejecución de las actividades debe estar sometida a un conjunto de limitaciones o ligaduras que condicionan los valores adaptados por sus características.
La realización no puede efectuarse de cualquier manera. Existen una serie de condiciones que es necesario respetar.
Estas ligaduras pueden ser producidas por restricciones de los siguientes tipos:
- Tecnológicas : Una actividad no puede empezar hasta que otra u otras hayan terminado o llegado a un cierto grado de realización.
- Comerciales : Cumplir ciertos plazos parciales preestablecidos.
- Limitación de recursos: No se dispone más que de un determinado número de horas-hombre, existe el problema de no poder hacer los acoplamientos y participaciones que se pueden hacer con la mano de obra, así como el tiempo que se pierde en traslados.
- Climatológicas: Ciertas actividades no pueden realizarse mas que en determinadas épocas del año.
- Demoras obligadas
RED DE ACTIVIDADES
A continuación, expondremos una serie de normas que deben tenerse en cuenta para planificar por Red en forma correcta:
Definir las actividades a realizar.
A continuación, expondremos una serie de normas que deben tenerse en cuenta para planificar por Red en forma correcta:
Definir las actividades a realizar.
Esto representa el estudiar detenidamente el proyecto y desmenuzarlo, hasta el grado que se consideren actividades que deben quedar perfectamente definidas.
En este punto debe colaborar el responsable de la ejecución del proyecto, quien, de tener que poner reparos al procedimiento que se sigue, debe manifestarse en este momento, así como cualquier aspecto que quede ambiguo o que pueda representar un trastorno posterior.
La consideración de este punto tiene la gran ventaja de hacer que el proyecto sea conocido de antemano por todos los afectados, por él, en forma importante, e incluso, el lograr la conformidad al sistema de realización de los que van a intervenir en el mismo.
El planificador no tiene por qué conocer la forma de ejecución del proyecto ni el responsable del mismo la forma de planificar. Sin embargo, es conveniente que cada uno de ellos conozca el campo del otro, si no son profundidad, por lo menos, con un conocimiento suficiente para poder seguir todas las etapas.
Definir los recursos que se necesitan para realizar cada una de las actividades.
En este punto debe colaborar el responsable de la ejecución del proyecto, quien, de tener que poner reparos al procedimiento que se sigue, debe manifestarse en este momento, así como cualquier aspecto que quede ambiguo o que pueda representar un trastorno posterior.
La consideración de este punto tiene la gran ventaja de hacer que el proyecto sea conocido de antemano por todos los afectados, por él, en forma importante, e incluso, el lograr la conformidad al sistema de realización de los que van a intervenir en el mismo.
El planificador no tiene por qué conocer la forma de ejecución del proyecto ni el responsable del mismo la forma de planificar. Sin embargo, es conveniente que cada uno de ellos conozca el campo del otro, si no son profundidad, por lo menos, con un conocimiento suficiente para poder seguir todas las etapas.
Definir los recursos que se necesitan para realizar cada una de las actividades.
Del estudio del punto anterior se desprende la necesidad de recursos para poder realizar cada una de las actividades.
Debe considerarse cada actividad por separado e independientemente de las demás para aislar completamente la necesidad de recursos de la actividad que se considera.
De hecho, incluso, puede anotarse para cada actividad las posibles soluciones de recursos necesarios con el fin de no dejarse influir por el resto de actividades, que, aunque no se quiera, se recuerdan al hacer la consideración. Una vez completada en la lista la relación de recursos necesarios se analiza y se trata de armonizar lo más posible.
Estimación de los tiempos necesarios para realizar cada actividad.
Debe considerarse cada actividad por separado e independientemente de las demás para aislar completamente la necesidad de recursos de la actividad que se considera.
De hecho, incluso, puede anotarse para cada actividad las posibles soluciones de recursos necesarios con el fin de no dejarse influir por el resto de actividades, que, aunque no se quiera, se recuerdan al hacer la consideración. Una vez completada en la lista la relación de recursos necesarios se analiza y se trata de armonizar lo más posible.
Estimación de los tiempos necesarios para realizar cada actividad.
Una vez considerados los puntos 1 y 2, se ve el tiempo necesario para realizar cada actividad.
Para hallar cada uno de estos tiempos se analiza cada actividad por separado e independientemente de las demás, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo contenida en la descomposición de la actividad y la cantidad de los recursos que se han estimado necesarios.
Se aconseja el elegir los recursos de acuerdo a lo que se considera norma en casos similares.
Una vez tenidos en cuenta los puntos señalados se pasa a la etapa siguiente, en la que hay que definir:
Para hallar cada uno de estos tiempos se analiza cada actividad por separado e independientemente de las demás, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo contenida en la descomposición de la actividad y la cantidad de los recursos que se han estimado necesarios.
Se aconseja el elegir los recursos de acuerdo a lo que se considera norma en casos similares.
Una vez tenidos en cuenta los puntos señalados se pasa a la etapa siguiente, en la que hay que definir:
- Relación de recursos disponibles para la realización del proyecto. Ciñéndose a aquellos que se van a emplear según la relación de actividades correspondientes a la tabla anterior.
- Relación de restricciones tecnológicas que hacen necesario el que algunas actividades se realicen en una secuencia determinada.
- Relación de fechas comprometidas. Que irá referida a todas aquellas que se han acordado previamente, tanto para el cumplimiento total del proyecto como de las etapas parciales que se han concretado.
Como norma, las actividades deben elegirse de magnitudes similares con el fin de que todo el diagrama de Red guarde una relativa proporcionalidad en lo referente al grado de detalle que se especifica. Asimismo, deben aislarse siempre las demoras en la definición de actividades.
