tarea - La estructura de desglose de trabajo EDT(Work Breakdown Structure o WBS)

La estructura de desglose de trabajo EDT

En la administración de proyectos la planificación tiene un esencial propósito, el cual es establecer las bases para la ejecución del plan y por lo tanto, la finalización con éxito del proyecto.

Esta planificación incluye determinar el alcance del proyecto, siendo esta los procesos que aseguran que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para ser finalizado exitosamente. Y como parte de esto se deben definir las actividades que se construyen sobre la base de los principales entregables, para esto existe una herramienta de gestión que permite mostrar gráficamente la división de la relación de las actividades que involucra un proyecto, llamado la Estructura del Desglose del Trabajo (EDT o WBS).

En las siguientes líneas el lector podrá ir conociendo que es esta herramienta de gestión, así como también su elaboración respectiva y las ventajas que suscita utilizar esta herramienta en cualquier proyecto por emprender.

¿Qué es una estructura de desglose de trabajo EDT?

Es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente que divide un proyecto en piezas o partidas manejables formadas por los entregables y las tareas necesarias para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para completar el alcance del proyecto.

El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. La EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT.

¿Cuál son los objetivos de un EDT?

1. Realizar el desglose en las tareas en que se descomponen las actividades y procesos de forma:

* Clara y fácil de entender

* Planificada en el tiempo (según un calendario, formulado - quizá - en términos de planes de redes como Pert)

* Se puedan identificar recursos materiales y estimar el nivel de asignación necesaria en cada fase del desarrollo o ejecución

* Identificar y estimar actividades humanas y dotación de recursos humanos para las distintas tareas a desarrollar

* Asignar responsabilidades sobre partes del proyecto.

2. Asegurar que se incluyen en el plan todas las tareas necesarias sin duplicar trabajo.

3. Organizar el "flujo" de trabajo.

4. Controlar el avance del trabajo en referencia a un plan maestro

¿Cómo se construye una EDT?

Una Estructura de Desglose de Trabajo es una presentación simple y organizada del trabajo que se requerirá para completar el proyecto. Para tal fin existen muchas maneras de construirla. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto. Otra forma de organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales.

Un ejemplo de una EDT para pintar una habitación:

Para determinar una adecuada construcción de una EDT, se descomponen las actividades, esto involucra subdividir las principales entregas del proyecto en componentes mas pequeños que posibiliten un mejor manejo. Estas piezas mas pequeñas se denominan partidas de trabajo y no todas las ramas de un EDT se dividirán a un nivel mas bajo, pero cuando existe la posibilidad a estas de le denomina paquetes de trabajo. Cabe destacar que subdividir un proyecto no significa que cada paquete de trabajo es independiente de todo el resto.

Ejemplo de Estructura de Desglose de Trabajo:

Ahora bien existen dos criterios para decidir cuanto detalle o nivel se debe colocar en la EDT, estos son:

A) El nivel en el cual a una persona individual o una organización se le puede asignar la responsabilidad de realizar el paquete de trabajo.

B) El nivel al cual el equipo de proyecto desea controlar el presupuesto, supervisar y recopilar información de costos durante el proyecto.

Por todo lo anterior descrito se entiende que no existe una EDT única para todos los proyectos, por que dos equipos diferentes pueden desarrollar una EDT diferente para el mismo proyecto.

*Del Ejemplo, se aprecia que este proyecto involucra más de tres niveles de detalle y así mismo es solo una parte (construcción) de un todo más amplio.

Formas de construcción:

Construcción ascendente.- El enfoque ascendente ayuda sobre todo cuando se trabaja en la planificación y desarrollo de servicios. Para ello puede comenzarse utilizando alguna variante de la “tormenta de ideas” en que los participantes elaboran un listado de todas las actividades precisas. Pero luego hay que estructurar y agrupar esas tareas como elementos del nivel inferior de la EDT. Esta información permite pasar luego a establecer grupos o paquetes de tareas de un nivel superior y así sucesivamente, como muestra la experiencia esta exactitud sólo se logra tras algunas interacciones en que se van identificando tareas antes no consideradas.

La articulación de elementos subdividiendo tareas (o partes del producto o servicio) debe seguir una lógica en que se refleje claramente la naturaleza del producto, servicio o sistema (por ejemplo, en la articulación de tareas de una cámara electrónica de video, las tareas de desarrollo de elementos mecánicos se subordinan al elemento identificado como sistema mecánico –contrapuesto al óptico o al electrónico).

Cada elemento de la EDT debería representar un elemento discreto de trabajo que será descrito en el diccionario o glosario propio de esa EDT. Cada elemento de la EDT debe poseer un único identificador o ítem, estos identificadores se le conoce colectivamente como el código de cuenta y son asignados a los nivel más bajo del EDT o paquetes de trabajo y recogidos en un diccionario.

El trabajo en cada elemento de la EDT podrá ser descrito detalladamente en un diccionario o glosario propio del plan o proyecto que servirá de base para posteriores documentos, y que se describirá de forma precisa los términos que tienen que ser comprendidos por todos los miembros del proyecto igual forma.

Ejemplo:

¿Cuáles son las ventajas del uso de una EDT?

Su valor consiste en ayudar a la necesaria reducción de complejidad en todo proceso complejo ayudando a comprender y definir mejor las tareas a realizar y facilitar así su mejor planificación, coordinación y control.

Entre las ventajas que se obtienen al utilizar esta herramienta de gestión de proyectos, es su ayuda en las definiciones de los planes en las demás áreas de conocimiento que se establecen en el plan de gestión del proyecto, aquí se mencionan las más importantes.

* El la ruta crítica en la estructura temporal de la red de actividades, por que establece una adecuada relación de las actividades a ser realizadas y posteriormente servirá para la determinación de los recursos a ser asignados en el proyecto.

* Ayuda al establecimiento de calendario del proyecto de forma precisa por que al estar estructurado y dividido todas las actividades necesarias y evitando la duplicidad de ellas, permite un correcto establecimiento del área de conocimiento de administración del tiempo.

* Evaluar mejor los riesgos (amenazas ligadas a decisión) y oportunidades (ventajas ligadas a decisión), esto a través de la estructura de las actividades definidas.

* Organización del conocimiento, por que establece una fuente de consulta de proyectos anteriores, con la finalidad de determinar las mejores acciones en el presente.

* Líneas y campos de competencias y responsabilidades, por que delimita las actividades en paquetes de trabajo en los cuales existe un solo responsable por su cumplimiento.

* Presupuestos o planes de asignación de recursos.

* Facilita el seguimiento y control de las variables relevantes, y la medición de desempeño.

* Ayuda a la comunicación e integración de la información.

* Permite estimar recursos y gestionar las adquisiciones.